Prestação de contas do condomínio: como fazer, o que apresentar e como conferir

O que é a prestação de contas do condomínio?

É a demonstração, feita pelo síndico, de tudo o que o condomínio recebeu e gastou em um período. Ela reúne relatórios financeiros e os documentos que provam cada lançamento. O objetivo é que condôminos e conselho consigam entender e conferir o uso do dinheiro de todos.

O síndico é obrigado a prestar contas?

Sim. Pelo Código Civil, o síndico deve prestar contas à assembleia anualmente e sempre que ela exigir (art. 1.348). A assembleia ordinária, convocada pelo menos uma vez por ano, aprova o orçamento e a prestação de contas (art. 1.350). A convenção do condomínio pode prever prazos e rotinas próprias, como balancete mensal. Por isso, leia a convenção e as decisões de assembleia do seu prédio.

O que apresentar na prestação de contas?

Apresente os relatórios do período e os documentos que sustentam cada número. Em geral, a pasta traz os itens abaixo.

Para saber o que vale como comprovante, veja documentos válidos para comprovar despesas do condomínio.

Como o síndico monta a prestação de contas passo a passo?

Monte a pasta por mês, na mesma ordem dos lançamentos. Assim fica fácil conferir.

1. Feche o período com todos os lançamentos registrados e as contas bancárias conciliadas. 2. Reúna os comprovantes de cada despesa, com nota ou recibo legível e prova do pagamento. 3. Compare o balancete com os extratos. Saldos e saídas precisam bater. 4. Explique as variações. Gastos acima do previsto ou fora do comum merecem uma nota curta. 5. Anexe contratos e atas que justifiquem despesas relevantes. 6. Entregue ao conselho fiscal com antecedência e registre a data de entrega.

Como o conselho fiscal confere a prestação de contas?

O conselho confere comparando os relatórios com os extratos e testando uma amostra de despesas, uma a uma. Quando existe, o conselho fiscal dá parecer sobre as contas do síndico (art. 1.356). O parecer orienta a assembleia, mas quem aprova ou rejeita as contas é a assembleia. Um roteiro prático:

• Confira se o saldo final do balancete é igual ao do extrato bancário.
• Escolha despesas de valores e fornecedores variados e peça a nota e o comprovante de cada uma.
• Procure pagamentos repetidos ou lançados com descrição genérica.
• Veja se gastos grandes têm orçamento e aprovação em ata.
• Confira o fundo de reserva: entradas, saídas e saldo.
• Verifique se encargos e tributos da folha foram pagos. Veja as obrigações fiscais do condomínio.
• Registre por escrito tudo o que pediu e o que recebeu.

Quais são os erros mais comuns ao prestar contas?

Os erros mais comuns são falta de organização e de comprovante, e quase sempre dá para evitá-los com uma rotina simples.

• Entregar a pasta em cima da hora, sem tempo para o conselho conferir.
• Lançar despesas com descrições genéricas, como "serviços diversos".
• Misturar o dinheiro do fundo de reserva com o do caixa comum, sem controle separado.
• Guardar comprovantes soltos, sem ordem por mês ou por conta.
• Deixar de explicar uma despesa fora do padrão, o que gera desconfiança sem necessidade.
• Não registrar em ata o que a assembleia aprovou, como obras e contratações.

Um bom hábito é fechar o mês, conciliar os extratos e arquivar os comprovantes em seguida. Quanto mais próxima do fato for a conferência, mais fácil corrigir qualquer falha.

Quais sinais mostram que a prestação de contas precisa de atenção?

Despesa sem comprovante, valores que não fecham com o extrato e documentos que demoram a aparecer são os sinais mais comuns. Um sinal isolado pode ter explicação simples. Vários juntos pedem conferência mais profunda. Veja a lista completa em como saber se há irregularidade nas contas do condomínio.

Se o condomínio tem administradora, ela costuma preparar os relatórios. Mesmo assim, o síndico continua responsável por conferir os números antes de apresentá-los e por responder às dúvidas da assembleia. Guardar uma cópia organizada da pasta, em papel ou em arquivo, facilita responder a qualquer pedido depois.

O que fazer se o conselho encontrar divergências?

Peça esclarecimento por escrito ao síndico e dê prazo razoável para a resposta. Se a dúvida continuar, o conselho pode registrar a ressalva no parecer e levá-la à assembleia, que decide se aprova as contas. Evite acusações sem prova. Em casos mais sérios, consulte o advogado do condomínio antes de qualquer medida.

Quando vale ter apoio de uma auditoria?

Vale quando o conselho não tem tempo ou conhecimento técnico para conferir tudo, ou quando se aproxima a assembleia que vai votar as contas. A auditoria preventiva da Odara é feita por contadores. Ela confere os documentos de forma contínua, idealmente todo mês, e entrega parecer ao síndico e ao conselho fiscal. Os relatórios ficam no Condofiles, área online em que cada condomínio vê só o que é seu, com busca por palavra e acesso pelo celular. Quando há suspeita concreta, a auditoria investigativa apura os fatos e entrega relatório com evidências. Para conversar, use o contato, por WhatsApp ou formulário.

Leia também: Auditoria em condomínio: o que é e como funciona, Balancete do condomínio, Conselho fiscal do condomínio.