Neste artigo (6 seções)
Quais documentos comprovam uma despesa do condomínio?
Toda despesa precisa de comprovante. O documento certo depende de quem presta o serviço ou vende o produto.
| Documento | Quando é usado | Atenção |
|---|---|---|
| Nota fiscal eletrônica de produtos (NF-e) | Compra de materiais e produtos de empresas | Confira a chave de acesso, os itens e o CNPJ do condomínio |
| Nota fiscal de serviços (NFS-e) | Serviço prestado por empresa | Confira o tomador, a descrição do serviço e as retenções destacadas |
| Cupom fiscal | Compras no varejo | Sem os dados do condomínio, fica difícil ligar o cupom à despesa |
| RPA (recibo de pagamento a autônomo) | Serviço prestado por pessoa física autônoma | Precisa trazer as retenções e ser acompanhado do pagamento |
O que um documento fiscal precisa ter para ser aceito?
- Estar de acordo com as exigências da legislação fiscal.
- Estar legível e sem rasuras.
- Ser emitido por empresa regular.
- Trazer os dados completos do fornecedor e os do condomínio.
- Informar a data de emissão.
- Descrever os produtos ou serviços de forma específica, sem termos genéricos.
- Mostrar o valor total e, quando houver, os tributos e retenções.
Como conferir se uma nota fiscal é verdadeira?
Notas eletrônicas têm chave de acesso ou código de verificação. Dá para consultar a autenticidade no Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou no site da prefeitura, no caso de nota de serviço. Consultar o CNPJ do emitente no site da Receita Federal também mostra se a empresa está ativa.
Como funciona o RPA no condomínio?
O RPA é o documento usado quando o serviço é prestado por pessoa física autônoma, como um profissional liberal. O condomínio, como tomador do serviço, deve calcular e recolher as retenções:
- INSS: 11% descontados do autônomo, mais 20% a cargo do condomínio.
- Imposto de renda: conforme a tabela vigente.
- ISS: conforme a regra do município.
A lógica de contribuição previdenciária é parecida para o síndico que recebe remuneração ou isenção da cota condominial. Percentuais, tetos e tabelas mudam, então confirme os valores atuais com o contador. Veja também as obrigações fiscais do condomínio.
Que documentos merecem desconfiança?
- Rasuras, valores corrigidos à mão ou data fora do período.
- Descrição genérica, como "serviços diversos".
- Valor da nota diferente do valor pago.
- Pagamento feito a uma empresa diferente da que emitiu o documento.
- Falta do CNPJ do condomínio ou dados incompletos.
- Mesmo número de nota repetido em meses diferentes.
- Emitente com CNPJ inativo ou irregular.
Como organizar a pasta de prestação de contas?
1. Ordene os documentos por mês e por conta do balancete. 2. Anexe o comprovante de pagamento a cada nota. 3. Junte contrato e ata de aprovação nas despesas relevantes. 4. Guarde as guias de tributos com o comprovante de pagamento. 5. Deixe a pasta disponível para o conselho fiscal e para os condôminos.
Um documento que falta pode ser corrigido na hora. A auditoria preventiva confere a pasta todos os meses e avisa o que está faltando antes da assembleia.
Perguntas frequentes
Recibo simples serve como comprovante?
Preciso de nota fiscal para toda despesa?
Por quanto tempo guardar os documentos do condomínio?
Como saber se o cupom fiscal pertence ao condomínio?
Fontes consultadas
Este texto é informativo e não substitui a orientação de um contador ou de um advogado. Leis, prazos e valores mudam: confira a norma vigente antes de decidir.