Como contratar uma auditoria para o condomínio: o que pedir na proposta

Como contratar uma auditoria para o condomínio?

Comece definindo o que você quer saber das contas e peça a proposta por escrito. Depois compare as propostas pelos mesmos critérios, como escopo, periodicidade, equipe e entregas. Por fim, leve a escolha ao conselho fiscal e à assembleia.

Sem esse roteiro, é fácil comparar apenas a aparência das propostas. Com ele, você enxerga o que cada uma realmente cobre.

O que uma auditoria de condomínio deve incluir?

Depende do objetivo, mas o escopo precisa estar escrito. Uma auditoria preventiva, por exemplo, costuma conferir:

• balancete e pasta de prestação de contas;
• documentos fiscais e comprovantes;
• retenções e obrigações tributárias;
• contratos, folha de pagamento e encargos.

Se já existe uma suspeita concreta, o caminho é outro: a auditoria investigativa, que apura um ponto específico e termina em relatório com evidências. Diga qual é o seu caso já na primeira conversa.

Quais perguntas fazer antes de contratar?

Use esta lista como roteiro de conversa:

• Quem faz o trabalho? Pergunte quem de fato analisa os documentos e quem assina o parecer.
• Qual a formação do profissional? Em contas de condomínio, a formação contábil faz diferença. Peça o nome e o registro profissional.
• O escopo vem por escrito? O que será conferido e o que fica de fora precisam estar na proposta.
• Qual a periodicidade? Mensal, trimestral ou pontual. A conferência contínua, de preferência mensal, permite corrigir falhas cedo.
• O que é entregue? Parecer, relatório, lista de pendências, recomendações.
• Como o relatório é apresentado e guardado? Há reunião de apresentação? Onde o histórico fica disponível?
• Como são tratados sigilo e dados pessoais? Veja a seção própria mais adiante.
• Como a contratação passa pela assembleia? Confira o que a convenção do condomínio exige.

O que a proposta deve trazer e por que importa?

A tabela resume os itens que você deve encontrar na proposta.

O que influencia o orçamento?

O orçamento depende do porte do condomínio, do volume de documentos, da periodicidade e do escopo. Um condomínio com muitos funcionários e contratos exige mais conferência do que um menor. Conferir todo mês também é diferente de uma análise pontual.

Por isso, desconfie de qualquer valor passado antes de a empresa conhecer o condomínio. A Odara, por exemplo, faz uma conversa inicial e só então envia o orçamento por escrito, com escopo e periodicidade.

Como o relatório deve ser apresentado e guardado?

O relatório deve estar em linguagem clara e ficar acessível a quem precisa dele, com registro de quem leu. Um parecer que ninguém consegue encontrar seis meses depois perde o valor.

Como exemplo de boa prática, a Odara entrega os relatórios no Condofiles, uma área online em que cada condomínio vê apenas o que é seu. A leitura é identificada com o nome de quem lê, há busca por palavra e funciona no celular. Isso facilita a consulta pelo conselho fiscal e pela assembleia.

Como ficam o sigilo e a LGPD?

A auditoria lida com dados de moradores, funcionários e fornecedores, então a proposta deve explicar como esses dados são tratados. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) se aplica ao tratamento de dados pessoais, inclusive nesse contexto.

Pergunte:

• quais documentos serão recebidos e por que canal;
• quem tem acesso a eles;
• por quanto tempo ficam guardados e como são devolvidos ou descartados;
• se há cláusula de confidencialidade.

Peça também a informação sobre tratamento de dados pessoais por escrito. A Odara disponibiliza essa informação na própria área do Condofiles.

Como levar a contratação à assembleia?

Apresente as propostas comparadas, com os mesmos critérios, e registre a decisão em ata. A forma de aprovar a contratação e o quórum dependem da convenção do condomínio e da legislação aplicável. Confira esses pontos antes de convocar.

Um bom caminho:

1. Peça propostas por escrito a mais de uma empresa. 2. Monte um quadro comparativo com os itens da tabela acima. 3. Mostre o quadro ao conselho fiscal e colha a opinião dele. 4. Inclua o assunto na pauta da convocação, com as propostas anexas. 5. Registre em ata o escopo, a periodicidade e quem acompanhará o contrato.

Se tiver dúvidas sobre a pauta, pode ser útil conversar antes com o jurídico do condomínio. Para entender melhor como evitar conflitos na reunião, leia sobre gestão de crises em condomínio.

Quais sinais mostram que a proposta está incompleta?

Atenção a propostas sem escopo escrito, sem dizer quem assina o parecer ou sem explicar o que é entregue. Também merece cuidado a proposta que não menciona sigilo, guarda dos documentos ou limites do serviço.

Nada disso prova má-fé. Mas são pontos que você pode pedir para completar antes de fechar.

Quando estiver pronto para conversar, fale com a Odara pela página de contato, por WhatsApp ou formulário.

Leia também: Auditoria em condomínio: o que é e como funciona, Condofiles: relatório de auditoria online, Perícia contábil e assistente técnico.